Contenido

1. INTRODUCCIÓN____________ 1
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO_____________ 1
3. OBJETO___________________ 1
4. ALCANCE__________________ 2
5. DEFINICIONES_____________ 2
6. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES______________ 4
7. AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES______________ 6
   • Autorización Especial de Datos Personales Sensibles_______________ 6
   • Casos en los que no es necesario obtener la Autorización_____________ 6
   • Deber de Informar al Titular__________________ 6
   • Personas a quienes se les puede suministrar la Información_____________ 7
   • Solicitud de autorización para nuevos usos___________________ 7
8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.______________ 7
9. DEBERES DE HOLCIM EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES____________ 8
   • Deberes de HOLCIM respecto del Titular del dato personal________________ 9
   • Deberes de HOLCIM respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales_______________ 9
   • Deberes de HOLCIM en relación con el Encargado del Tratamiento de los Datos Personales______________ 10
   • Deberes de HOLCIM frente a la Superintendencia de Industria y Comercio.  10
10. DEBERES DE HOLCIM EN SU ROL DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES___________ 10
11. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES_____________ 10
    • Tratamiento de Datos Personales en desarrollo de su objeto social_______________ 11
    • Tratamiento de Datos Sensibles____________ 11
    • Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y/o Adolescentes_________ 11
    • Almacenamiento de datos personales___________ 12
12. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES_____________ 12
13. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES_____________ 17
14. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES  18
15. SEGURIDAD USO Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN____________ 21
16. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS___________________ 21
17. CONTROL DE ACCESO Y VIDEOVIGILANCIA__________ 21
18. CAMBIOS/MODIFICACIONES EN LA POLÍTICA_________________ 21
19. VIGENCIA_________________ 22
20. LEGISLACIÓN VIGENTE_________________ 22
21. TABLA DE IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS_________________ 22

1. INTRODUCCIÓN

En virtud de lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, (incorporado en el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015), y el desarrollo jurisprudencial, HOLCIM (COLOMBIA) S.A. (en adelante “HOLCIM”) garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data a todos los titulares de datos personales con los cuales tenga relación sea como Responsable o como Encargado de su tratamiento, según corresponda.

En cumplimiento de la legislación local, HOLCIM adopta y hace público a todos los interesados la presente Política Tratamiento y Protección de Datos Personales, que contiene los lineamientos y elementos esenciales de la legislación aplicable sobre el régimen de Protección de Datos Personales en Colombia.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

HOLCIM es una sociedad legalmente constituida, con número de identificación tributaria NIT.860.009.808-5, según consta en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá D.C.

3. OBJETO

La presente Política, tiene como objeto suministrar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento mediante los procedimientos de HOLCIM, y de esta forma, cumplir con la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.

4. ALCANCE

La aplicación de la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales abarca todos los Datos Personales que HOLCIM trata en desarrollo de su objeto social, incluyendo la contratación de personal y la vinculación de proveedores y contratistas. Todos aquellos que trabajan en nombre y por cuenta de HOLCIM, incluyendo colaboradores, empleados, contratistas, aliados y terceros, tienen la responsabilidad de cumplir y aplicar todas las normas establecidas en la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en relación con las funciones realizadas en territorio colombiano.

HOLCIM se compromete a realizar su mejor esfuerzo profesional para mantener altos estándares de calidad, protección y seguridad en la gestión de los Datos Personales proporcionados por los Titulares. Esto incluye una atención especial a los Datos Sensibles y/o a los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes.

La prioridad de HOLCIM es garantizar que los Datos Personales y Datos Sensibles recopilados estén protegidos de forma legal y técnica, para efectos de asegurar su seguridad, integridad, accesibilidad y confidencialidad.

5. DEFINICIONES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:

1. “Anonimización”: Mecanismo técnico o tecnológico por medio del cual se oculta, difumina o encubre un dato de naturaleza privada, semiprivada o sensible. Un “dato anónimo” no permite, razonablemente, establecer a qué persona natural se refiere, vincula o asocia; entonces, dicha información no es un dato personal. Los datos personales que hayan sido objeto de procesos de anonimización, cifrado, presentados con un seudónimo o que, por cualquier medio, tecnología o proceso, se desvinculan o desasocian de una persona natural, pero que puedan utilizarse para volver a identificar a esa persona, siguen siendo datos personales.
2. “Autorización”: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que HOLCIM lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales, que podrá solicitarse a través de diferentes mecanismos y medio técnicos y podrá ser (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. La Autorización podrá ser obtenida por medio de un documento físico, digital, mensaje de datos, sitio web, de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita conservar prueba.
3. “Aviso de Privacidad”: Comunicación verbal o escrita generada por HOLCIM, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que HOLCIM dará a los Datos Personales.
4. “Confidencialidad”: Se refiere a un componente de la seguridad de la información que determina quiénes pueden acceder a la información y en qué situaciones pueden hacerlo.
5. “Base de datos”: Conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de HOLCIM.
6. “Dato personal”: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
7. “Dato público”: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
8. “Dato privado”: El dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
9. “Dato semiprivado”: El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento de divulgación puede interesar no sólo al titular sino a cierto sector o grupo de personas.
10. “Dato biométrico”: Todos aquellos datos relativos a las características físicas, fisiológicas o comportamentales de una persona que faciliten su identificación.
11. “Datos sensibles”: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
12. “Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes”: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública o que hayan sido autorizados por su representante legal.
13. “Encargado del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por símisma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
14. “Responsable del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales, para efectos de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, al referirse a al Responsable del Tratamiento, se referirá a HOLCIM.
15. “Requisito de procedibilidad”: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el artículo 16 de la ley 1581 de 2012.
16. “Titular”: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
17. “Transferencia”: La transferencia tendrá lugar cuando el Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envíe la información o los Datos personales a un receptor, que a su vez sea Responsable del Tratamiento y se encuentre dentro o fuera del país.
18. “Transmisión”: La transmisión de Datos Personales se refiere al proceso en el cual se comunican estos datos, ya sea dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el propósito de llevar a cabo un Tratamiento por parte del Encargado, en representación del Responsable del Tratamiento.
19. “Tratamiento”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión que se realizará únicamente para las finalidades que se establecen en la presente Política, previa autorización del Titular.

6. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento de Datos Personales que realizará HOLCIM es una actividad reglada que se sujetará a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento que HOLCIM llevará a cabo tiene una finalidad legítima, en conformidad con la Constitución y la Ley, la cual debe ser comunicada al Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales que HOLCIM llevará a cabo se realizará con el consentimiento previo, expreso e informado de los Titulares. Los datos personales no podrán ser recopilados ni divulgados sin la autorización previa del Titular, a menos que exista un mandato legal o judicial que exonere la necesidad de consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La integridad de la información sometida a Tratamiento es fundamental. Por lo tanto, se requiere que los datos sean veraces, completos, precisos, actualizados, comprobables y fácilmente comprensibles. En ningún caso, HOLCIM llevará a cabo el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que puedan generar confusión.
5. Principio de transparencia: En el marco del Tratamiento de Datos Personales realizado por HOLCIM, se asegura que los Titulares tengan el derecho de acceder en cualquier momento y sin restricciones, a la información sobre la existencia de Datos Personales que les conciernan. Esta información puede ser solicitada al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales por parte de HOLCIM está sujeto a restricciones que emanan de la naturaleza de dichos datos, así como a las disposiciones legales y constitucionales. Los Datos Personales que serán sometidos a tratamiento, con excepción de la información de carácter público, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, a menos que el acceso pueda ser controlado técnicamente para proporcionar un acceso restringido solo a los Titulares o a terceros autorizados de acuerdo con la ley, o se cuente con la autorización del Titular.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para su seguridad, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todos aquellos involucrados en el Tratamiento de Datos Personales por parte de HOLCIM están obligados a mantener la confidencialidad de la información, incluso después de que hayan concluido sus funciones relacionadas con el Tratamiento. Solo pueden divulgar o comunicar Datos Personales cuando esto sea necesario para llevar a cabo las actividades autorizadas por la ley y de acuerdo a sus términos.
9. Principio de necesidad y proporcionalidad: Los Datos Personales registrados deben ser necesariamente para el trámite y cumplimiento de las finalidades de la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales. De tal forma que deben ser adecuados, pertinentes y acordes con la finalidad de la referida Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

10. Principio de Temporalidad o Caducidad: Los Datos Personales registrados en las bases de datos de HOLCIM se mantendrán durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recopilados. Los datos seguirán en la base de datos cuando sea requerido para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.

7. AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el tratamiento se requiere el suministro voluntario de alguno de los datos personales de los Titulares, en consecuencia, se requiere la autorización previa, e informada del Titular, que deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma verbal o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular, que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

7.1. Autorización Especial de Datos Personales Sensibles

HOLCIM informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus Titulares, que en virtud de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.

7.2. Casos en los que no es necesario obtener la Autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una Entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.

7.3. Deber de Informar al Titular 

HOLCIM al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informar de manera clara y expresa:

1. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad de estos.

2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
3. Los derechos que tiene el Titular.
4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

HOLCIM como Responsable del Tratamiento, deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente numeral y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

7.4. Personas a quienes se les puede suministrar la Información

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada a las siguientes personas:

1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

7.5. Solicitud de autorización para nuevos usos

HOLCIM podrá solicitar autorización de los Titulares para el uso o circulación de sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política, para lo cual publicará los cambios en la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en su página web https://www.holcim.com.co/ o en cualquier medio público que estime conveniente según el caso.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

HOLCIM informa a los Titulares que, conforme a la legislación vigente, se respetarán en todo momento los derechos de los Titulares de Datos Personales, los cuales son, entre otros:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales y Datos Sensibles frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. En esa medida, HOLCIM podrá, periódicamente, solicitar la actualización de los Datos Personales, con la finalidad de mantener la información vigente.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento. Los Titulares podrán en todo momento, siguiendo lo dispuesto en la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, solicitar la prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales, salvo que se trate de Datos Personales exceptuados, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. Los Titulares podrán ejercer este derecho previa solicitud a HOLCIM conforme los procedimientos dispuestos en la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen y regulen en Tratamiento de Datos Personales. Los Titulares podrán presentar quejas ante la Autoridad de Protección de Datos Personales en los canales dispuestos por ésta. Para ello, el Titular podrá acceder a sic.gov.co
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal. Los Titulares podrán ejercer este derecho en todo momento salvo cuando exista un deber legal o contractual que les imponga la obligación de permanecer en las bases de datos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Los Titulares podrán ejercer este derecho previa solicitud a HOLCIM conforme los procedimientos dispuestos en la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
7. Derecho a abstenerse de responder preguntas sobre Datos Sensibles. Los Titulares tienen derecho a abstenerse de responder preguntas que se les realicen sobre Datos Sensibles o sobre los datos de niñas, niños y/o adolescentes.

9. DEBERES DE HOLCIM EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente política tiene además como propósito informar y dar a conocer a los titulares de la información los deberes que están a cargo de HOLCIM en su rol de Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener en cuenta que, HOLCIM está obligado a cumplir los deberes establecidos en la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

9.1. Deberes de HOLCIM respecto del Titular del dato personal.

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data, es decir, el derecho a conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, en las condiciones previstas en esta Política.
3. Informar al Titular, de manera clara y suficiente, sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos personales.
5. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política.

9.2. Deberes de HOLCIM respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales.

1. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Actualizar la información cuando sea necesario.
4. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
5. Armonizar los datos personales de los Titulares siempre que estos sean de carácter semiprivados, privados o sensibles, así como los datos de los niños, niñas y/o adolescentes de cualquier categoría.

9.3. Deberes de HOLCIM en relación con el Encargado del Tratamiento de los Datos Personales.

1. Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
2. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
3. Comunicar al Encargado del tratamiento, de forma oportuna, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
4. Comunicar al Encargado del tratamiento, de manera oportuna, las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
5. Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
6. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

9.4. Deberes de HOLCIM frente a la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
2. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. DEBERES DE HOLCIM EN SU ROL DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

En el evento en que HOLCIM realice Tratamiento de Datos Personales de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento), deberá cumplir los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data, adoptando una política integral de gestión de datos personales.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, comprometiéndose a contar con los controles informáticos suficientes para evitar el acceso no autorizado.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (05) días hábiles contados a partir de su recibo, conforme lo dispuesto en el literal (d) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política.
6. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente Política.
7. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

HOLCIM recolectará, almacenará, usará, procesará y circulará los datos personales de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta

Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otros apartados, cada Titular de la información expresamente autoriza a HOLCIM para la recolección, uso y circulación de sus datos personales.

HOLCIM informa de manera expresa a los Titulares de Datos Sensibles que proporcionar la información sensible es facultativo y no están obligados a entregar información relacionada con sus Datos Sensibles.

A continuación, se relacionan las diferentes áreas de Tratamiento de Datos Personales con los que cuenta HOLCIM:

11.1. Tratamiento de Datos Personales en desarrollo de su objeto social

HOLCIM podrá llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales que le permitan desarrollar su objeto social y/o las actividades tendientes a la producción y comercialización de cemento, concreto premezclado, agregados (grava y arena) y otros productos y soluciones para la construcción.

11.2. Tratamiento de Datos Sensibles

HOLCIM sólo tratará Datos Sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento informado, previo y expreso a los Titulares e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su Tratamiento y el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas cuando estas versen sobre este tipo de datos. En esa medida, HOLCIM utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

1. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular.
2. El Titular sea informado que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
3. Los demás casos previstos por la ley.

En todo caso, es importante conservar soporte de la autorización otorgada por el titular de la información para el Tratamiento de sus datos personales, en especial, datos catalogados de naturaleza sensible.

11.3. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y/o Adolescentes

De conformidad con lo previsto en la presente política, HOLCIM solamente tratará datos personales de niños, niñas y adolescentes cuando estos provengan de la información suministradas por empleados o contratistas de HOLCIM, al momento de su vinculación o prestación de servicios. Lo anterior de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, siempre y cuando cumpla con los siguientes parámetros o requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, HOLCIM solicitará al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, considerar su opinión, la cual deberá ser valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley y verificará que quien actúe como representante del niño, niña o adolescente tenga esa calidad legalmente. El menor deberá ser escuchado previo a otorgar cualquier consentimiento.

HOLCIM y cualquier persona involucrada en el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el tratamiento de estos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas legales y reglamentarias.

11.4. Almacenamiento de datos personales

HOLCIM almacenará de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de los Titulares, lo cual incluye su almacenamiento directamente o a través de Encargados que se encuentren dentro o fuera del territorio nacional.

12. FINALIDADES DEL TATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

HOLCIM informa que los Datos Personales recolectados, serán Tratados para las finalidades relacionadas con el cumplimiento de su objeto social, las asociadas con el cumplimiento de deberes legales o contractuales y las actividades que adelanta, en relación con su objeto social.

Por lo tanto, se podrá realizar el Tratamiento para las siguientes finalidades:

1. Comunicación con los Titulares para efectos comerciales y de mercadeo.
2. Procesamiento de datos para asuntos laborales (tales como administración de beneficios, planes remuneración, programas de seguros, administración de ausencias y vacaciones, viajes de negocios, gestión de actividades de capacitación y entrenamiento, programas de salud, gestión de programas desarrollo personal y planes de carrera, gestión de expatriados, asistencia en procesos de reubicación e inmigración, obtención de permisos de trabajo, gestión de permisos y autorizaciones para acceder a herramientas del grupo).
3. El cumplimiento de las normas vigentes.
4. Para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones.
5. Desarrollo de proyectos y concursos.
6. Socialización de políticas, proyectos, programas y resultados.
7. Cambios organizacionales.
8. Realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos.
9. Implementación de estrategias comerciales y organizacionales.
10. Cooperación con investigaciones de autoridades y procesos judiciales.
11. Actividades que están ligadas con el cumplimiento del objetivo comercial de HOLCIM y/o de contratos suscritos con los Titulares.

12. Establecer comunicación entre HOLCIM y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.
13. Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de HOLCIM.
14. Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los Productos y Servicios que ofrece HOLCIM.
15. Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas.
16. Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar estrategias de abastecimientos.
17. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar, programas, proyectos y eventos.
18. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.
19. Suministrar datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a HOLCIM dentro o fuera del territorio nacional, aliados estratégicos o a otras sociedades o personas que HOLCIM encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política.
20. Transferir y/o transmitir a proveedores o contratistas, que requieran la información dentro de las finalidades incluidas en esta Política.
21. Gestionar trámites relacionados con consultas, reclamos o solicitudes.
22. Transferir y/o transmitir nacional o internacionalmente a terceros y/o aliados, datos personales en virtud de un contrato, la Ley o cualquier relación jurídica que así lo requiera.
23. Suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los Titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.
24. Realizar calificación de riesgo jurídico comercial y de seguridad.
25. Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de HOLCIM o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley.
26. Los demás descritos en la presente política o en la Ley, y que sean propias de cada tipo de Base de Datos registrada por HOLCIM ante el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), y que sean necesarias para el cumplimiento de su objeto.

Los datos de carácter personal que se obtengan a través de los distintos canales habilitados por HOLCIM serán recogidos en una base de datos o varias con las finalidades arriba señaladas hasta cuando por obligación legal o contractual debamos mantenerlos o cuando se solicite la supresión en la forma establecida en la presente Política y en la Ley. Esas bases de datos se conservan y administran bajo responsabilidad de HOLCIM o los terceros que para tal fin se designen.

De manera específica, según la relación con cada Titular, HOLCIM podrá adelantar el Tratamiento para las finalidades que se enuncian a continuación, sin perjuicio de que se lleve a cabo, el Tratamiento para finalidades que sean expresamente informadas al momento de solicitar la autorización.

Los Datos Personales solicitados en el registro para su vinculación como Candidato y/o Colaborador de HOLCIM, serán tratados con las finalidades de:

1. Evaluar aspirantes a cargos de HOLCIM durante su proceso de selección.
2. Recopilar, consolidar y actualizar información de sus trabajadores, con el fin de realizar actividades en cumplimiento de las funciones propias de la dependencia de recursos humanos al interior de HOLCIM.
3. Dar cumplimiento a las actividades derivadas de la relación contractual que se establece entre HOLCIM y los colaboradores y/o aspirantes.
4. Gestionar el pago y administración de nómina (salarios, prestaciones sociales legales y extralegales, beneficios, reembolsos, seguros, realizar las deducciones autorizadas por la ley, por autoridad judicial o por el colaborador).
5. Asignar los elementos de trabajo como son los equipos de comunicación y cómputo, puesto de trabajo, correo electrónico y demás que requiera por las particularidades del cargo.
6. Garantizar la seguridad y salud de los empleados.
7. Expedir certificaciones laborales y elaborar campañas publicitarias por temas propios de la empresa.
8. Solicitar identificación del colaborador, por motivos de seguridad, al ingreso de sus instalaciones físicas y virtuales.
9. Verificar y consultar información relacionada con los Titulares, en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con: (a) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, (b) inhabilidades e incompatibilidades, (c) lavado de activos, (d) financiación del terrorismo, (e) corrupción, (f) soborno transnacional, y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
10. Utilizar la imagen personal y/o videos donde aparezca el Titular de la información, capturada por sistemas de monitoreo y/o videovigilancia dispuestos por HOLCIM en todas sus oficinas, como medio de prueba o evidencia en procesos y procedimientos judiciales, extrajudiciales, o administrativos.
11. Utilizar su imagen personal y/o datos biométricos para ser publicados en materiales de comunicación interna o externa, incluyendo internet, con el fin de socializar las actividades y proyectos, que se surtan al interior de HOLCIM.

Los Datos Personales solicitados en el registro para su vinculación como Cliente de HOLCIM, serán tratados con las finalidades de:

1. Realizar invitaciones a eventos, presentación de ofertas, y/o envío de comunicaciones comerciales sobre los productos, servicios y/o promociones de HOLCIM.
2. Contactar al Titular para realizar gestión administrativa, fidelización de clientes, gestión de estadísticas internas, gestión de cobros y pagos, gestión de facturación, gestión económica y contable, gestión fiscal, marketing, encuestas de opinión, prospección comercial, publicidad propia, segmentación de mercados, estudios y confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
3. Suministrar la información a terceros y aliados con los cuales HOLCIM tenga relación contractual, y cuya entrega sea necesaria para el cumplimiento del objeto contratado.
4. Realizar consulta, procesamiento de información financiera, comercial y crediticia ante operadores de información y riesgo.
5. Envío de mensajes con notificaciones, saldos y/o cuotas pendientes de pago.
6. Cumplir con las leyes, normas o procesos legales.
7. Asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de HOLCIM o de terceros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de terceros conforme los términos y condiciones establecidos en la Ley.
8. Tratar y proteger los datos de contacto, tales como, direcciones físicas, correos electrónicos y teléfonos.
9. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de las bases de datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.
10. Evaluar los hábitos de consumo de los Titulares, realizar análisis y/o segmentación de mercado y fines estadísticos.
11. Verificar y consultar información relacionada con los Titulares, en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con: (a) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, (b) inhabilidades e incompatibilidades, (c) lavado de activos, (d) financiación del terrorismo, (e) corrupción, (f) soborno transnacional, y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
12. Realizar transferencia o transmisión de datos personales de los Titulares a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados de HOLCIM o con las cuales HOLCIM haya celebrado o celebre acuerdos de colaboración o asociación.
13. Utilizar la imagen personal y/o videos donde aparezca el Titular de la información, capturada por sistemas de monitoreo y/o videovigilancia dispuestos

por HOLCIM en todas sus oficinas, como medio de prueba o evidencia en procesos y procedimientos judiciales, extrajudiciales, o administrativos.

Los Datos Personales solicitados en el registro para su vinculación como Proveedor de HOLCIM, serán tratados con las finalidades de:

1. Establecer canales de comunicación con los Titulares de los datos personales y envío de boletines e información de carácter comercial e institucional.
2. Cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales relacionadas con el desarrollo de actividades propias del objeto social de HOLCIM.
3. Atender los requerimientos de autoridades y suministrar información a entidades administrativas, judiciales y públicas autorizadas por la Ley.
4. Tramitar requerimientos, quejas y reclamos presentados por los Titulares de la información o por personas facultadas por la ley.
5. Almacenar información en archivos inactivos, cuando exista un deber legal de mantenimiento de información con posterioridad a la ejecución de las actividades o relaciones que dan origen al Tratamiento, de conformidad con lo establecido en las legislaciones específicas que regulan la materia.
6. Verificar y consultar información relacionada con los Titulares, en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con: (a) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, (b) inhabilidades e incompatibilidades, (c) lavado de activos, (d) financiación del terrorismo, (e) corrupción, (f) soborno transnacional, y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
7. Utilizar la imagen personal y/o videos donde aparezca el Titular de la información, capturada por sistemas de monitoreo y/o videovigilancia dispuestos por HOLCIM en todas sus oficinas, como medio de prueba o evidencia en procesos y procedimientos judiciales, extrajudiciales, o administrativos.
8. Realizar transferencia o transmisión de datos personales de los Titulares a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados de HOLCIM o con las cuales HOLCIM haya celebrado o celebre acuerdos de colaboración o asociación.
9. Suministrar información personal para la ejecución de las relaciones contractuales de HOLCIM con terceros.
10. Verificar el cumplimiento de las prestaciones contractuales en su favor por parte de los contratistas.
11. Verificar la identidad de contratistas y subcontratistas para el control de acceso a las instalaciones de HOLCIM.
12. Cumplir la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de HOLCIM.
13. Dar cumplimiento al Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de HOLCIM.

Los Datos Personales solicitados como Partes Interesadas de HOLCIM, serán tratados con las finalidades de:

1. Maestros de obra:

1. Enviar información, ofertas y/o promociones sobre productos y servicios actuales o nuevos con los que cuenta HOLCIM.
2. Remitir invitaciones a eventos y/o capacitaciones que lleve a cabo HOLCIM.
3. Enviar boletines informativos sobre novedades o actualizaciones de la industria de la construcción.
4. Enviar encuestas de satisfacción para conocer retroalimentaciones sobre los productos y servicios con lo que cuenta HOLCIM.

2. Periodistas, Instituciones Académicas, Instituciones Eclesiásticas, Entidades Gremiales, ONGs y Funcionarios Públicos :

1. Enviar comunicados de prensa o información relevante de y para HOLCIM.
2. Remitir invitaciones a eventos que lleve a cabo HOLCIM.

13. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

HOLCIM podrá transferir y/o transmitir los datos personales a las sociedades TRANSPORTADORA DE CEMENTOS S.A.S. con NIT 800.071.488-6, GEOCYCLE LTDA con NIT 900.043.705-3 y HOLCREST S.A.S. con NIT 900583745-4. Adicionalmente, HOLCIM

podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros y aliados con quienes tenga relación operativa y/o contractual que le provean de servicios necesarios para su debida operación. En esa medida, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.

En todo caso, cuando HOLCIM transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:

1. Alcances del tratamiento.
2. Las actividades que el Encargado realizará por cuenta del Responsable para el Tratamiento de los Datos Personales y;
3. Las obligaciones del Encargado para con el Titular y el Responsable.

Mediante ese contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la Política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.

Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

1. Dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
3. Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los datos personales.

En caso de transferencia se dará cumplimiento a las obligaciones estipuladas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.

14. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

HOLCIM garantiza el ejercicio de los derechos de los Titulares. Estos derechos podrán ser ejercidos por:

1. El Titular de los datos personales.
2. Los causahabientes del Titular.
3. El representante legal y/o apoderado del Titular.

En relación con el ejercicio de los derechos de los niños, niñas o adolescentes, quedarán autorizados para ese fin, las personas facultadas legalmente para representarlos.

Los Titulares, sus causahabientes o terceros autorizados podrán presentar sus consultas o reclamos, a través del correo electrónico col-protecciondatos@holcim.com, la dirección física Calle 113 No. 7 – 45 Torre B Piso 12 – Bogotá D.C., o a través del número telefónico +601 6575300.

El Oficial de Protección de Datos Personales de HOLCIM, será el responsable de recibir y dar trámite a las solicitudes remitidas, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en la presente política.

15. SEGURIDAD USO Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN

Las medidas de seguridad con las que cuenta HOLCIM buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados.

Para ello, HOLCIM de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance para efectos de minimizar los riesgos en cualquier uso indebido de sus bases de datos y archivos.

16. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, HOLCIM registrará sus bases de datos junto con esta Política de Tratamiento de Datos Personales, en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento establecido para tal efecto.

17. CONTROL DE ACCESO Y VIDEOVIGILANCIA

HOLCIM utiliza sistemas de videovigilancia situados en sus diferentes instalaciones, oficinas, edificios administrativos.

HOLCIM informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión, en sitios visibles, de anuncios de videovigilancia, principalmente en los accesos peatonales y vehiculares de sus instalaciones.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la compañía y, para el cumplimiento de disposiciones legales y el cumplimiento de disposiciones contractuales. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

18. CAMBIOS/MODIFICACIONES EN LA POLÍTICA

Sin perjuicio de los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, en especial las contenidas en la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), HOLCIM podrá modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

Tales modificaciones serán informadas a los Titulares través de cualquier otro mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida.

19. VIGENCIA

Los datos personales incorporados en las Bases de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitirle a HOLCIM el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de enero de 2025.

20. LEGISLACIÓN VIGENTE

La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015, la Circular 02 de la Superintendencia de Industria y Comercio de noviembre de 2015, y demás normas que las modifiquen y/o complementen.

21. TABLA DE IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS